אם הבנתי אותך נכון (אני מקווה...
) אז אתה מחפש משהו כזה:
א. סידור ומיון פריטים (מה שאתה מכנה "קובץ", או "מסמך") לפי קטגוריות מובנות,
+ ניהול של הקטגוריות בצורה הירארכית.
ב. תיאור כל פריט עם מלות מפתח מבוקרות (אינדקס, תזאורוס),
ואולי גם עם הערת-תקציר - יותר ב"שפה חופשית".
ג. הצגת הירארכיית הקטגוריות ובתוכן פריטים ו/או תת-קטגוריות בצורת עץ.
מצטער אך איני מכיר משהו פשוט וקל שבנוי מראש לזה.
סביר להניח שיש מערכות כאלו אך אף אחת לא נבנתה לצרכיך המדוייקים.
לכן, גם אם תמצא משהו, יהיה עליך לעשות בו שינויים.
או שתבנה משהו מהתחלה לפי צרכיך הספציפיים.
חשוב לנתח בדיוק מה המערכת צריכה לעשות, למשל:
איזה סוגי נתונים מכניסים בה , מי המשתמשים ואיזה קלט/פלט יש לכל אחד מהם